ROMA (attualità) - Questo tipo di figura è molto ricercata in svariate strutture, dalle Aziende agli studi professionali, passando per il settore turistico, congressuale e dell’ospitalità
Spesso confusa erroneamente con il ruolo di segretaria, la figura di receptionist è in realtà un mondo molto diverso e più ampio: non solo è un elemento centrale per ogni tipologia di attività, essendo la prima persona a interagire con i clienti, ma è anche la persona a cui fanno carico molte responsabilità e vari aspetti fondamentali di carattere organizzativo, amministrativo e di pianificazione.
Si tratta quindi di una professione trasversale, determinante per la reputazione di una struttura, per il suo buon funzionamento e per la soddisfazione dei clienti. Inoltre, come è possibile vedere osservando le offerte di lavoro per receptionist, questo tipo di figura è molto ricercata in svariate strutture, dalle Aziende agli studi professionali, passando per il settore turistico, congressuale e dell’ospitalità.
Compiti e doveri di un receptionist
Differenti a seconda della dimensione e della tipologia della struttura in cui opera, i compiti di un receptionist sono legati principalmente al front office. Il receptionist è infatti la prima persona con cui i clienti entrano in contatto: questo significa che rappresenta l’Azienda in cui lavora e deve occuparsi principalmente dell’accoglienza, in modo da lasciare una buona impressione.
Tra i possibili compiti c’è anche la gestione di prenotazioni e appuntamenti, la risposta a richieste di informazioni e indicazioni, il controllo dei conti e dei pagamenti e spesso anche la vendita di servizi extra, oltre a varie mansioni di carattere amministrativo e alla collaborazione attiva a supporto di colleghi e superiori, a seconda delle necessità.
Skills e competenze indispensabili per un receptionist
Essendo costantemente in contatto con le persone, un receptionist deve possedere prima di tutto una buona capacità di comunicazione, empatia e ottime abilità sociali, in modo da garantire un’esperienza positiva a ogni cliente. Deve inoltre essere multitasking e sapersi destreggiare efficacemente tra tutti i tipi di compiti a lui destinati e perfettamente organizzato, sia mentalmente, sia a livello di spazio in cui opera.
Essere receptionist richiede anche una buona dose di capacità tecniche, in quanto la gestione di un’attività è ormai quasi del tutto digitale e tecnologica, deve saper lavorare sotto pressione e avere un alto livello di problem solving, indispensabile per mantenere la calma in ogni situazione e trovare soluzioni immediate in caso di problemi.
In situazioni di emergenza, i receptionist sono anche spesso le prime persone che devono reagire e decidere cosa fare. Fondamentale poi il saper operare in modo indipendente, puntuale e responsabile e il conoscere almeno la lingua inglese.
Come si diventa receptionist per lavorare nel front office
Nascendo come figura legata principalmente al settore turistico e dell’accoglienza, il percorso formativo più diffuso e conosciuto per diventare receptionist prevede il diploma presso un istituto alberghiero, turistico o linguistico.
Possibile anche puntare su una qualifica professionale, ad esempio seguendo un corso in gestione di strutture ricettive, amministrazione aziendale o di receptionist specializzato, così come seguire un percorso universitario a indirizzo economico o linguistico.
Fondamentale poi l’esperienza in questo settore, in quanto la maggior parte delle Aziende prediligono professionisti che possono provare concretamente la loro abilità e competenza in questo ambito.